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La tecnologia che abilita lo Smart Working

La tecnologia che abilita lo Smart Working

Lo Smart Working è possibile grazie alle innumerevoli tecniche digitali che ci danno piena libertà di lavorare, agire e interagire quasi ovunque e in qualsiasi momento della giornata.
Il Politecnico di Milano in merito allo Smart Working ha rilevato che le soluzioni con maggior crescita e sviluppo sono quelle a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e device, poi iniziative Mobility e dei Social.

In Italia dal 2011 ad oggi c’è stata una crescita esponenziale di smartphone, tablet e pc. Gli italiani come il resto del mondo si sono avvantaggiati e adeguati alle tecnologie legate al mondo del web.
Un tempo usato in azienda, il Bring Your Own Device (BYOD), è diventato il driver principale del Smart Working. Lo smart-working è Enterprise Mobility Management.
Gestire la mobility è fondamentale per le aziende che vogliono fare Smart Working.
Secondo studi approfonditi sull’argomento rispetto ai dipendenti presenti in ufficio chi lavora in libertà con orari flessibili è mediamente più produttivo (+35-45%), essenzialmente il lavoro agile promuove la produttività individuale (+63%).

Smart Working, il punto di vista della persona

Smart Working, il punto di vista dell’individuo

  • Per essere produttivi e lavorare in modo organizzato e preciso nella libertà dello Smart Working è moto importante pianificare tutto, l’ambiente, l’orario e i compiti.
  • Porsi degli obiettivi o seguire un tracciato di ciò che vogliamo ottenere è fondamentale.
  • Bisogna aiutare la nostra mente a connettersi e disconnettersi dal lavoro.
    Alcuni semplici metodi, l’utilizzo di una lampada che accendiamo solo in orario di lavoro, o una stanza usata come ufficio. La nostra mente assocerà tali configurazioni al lavoro.
  • Il nostro stile di vita ci impone dei ritmi, ed è importante seguirli, definire dei rituali di inizio e fine serve per impostare la giornata, perdere la cognizione del tempo non è produttivo soprattutto a lungo termine. Bisogna determinare delle pause mattiniere e pomeridiane, seguire gli orari dei pasti etc.
  • Dobbiamo imparare ad usare bene gli strumenti, soprattutto tecnologici che adoperiamo nel lavoro, per fare un esempio, l’uso della fotocamera durante le video-chiamate, gli accessi a servizi online, l’utilizzo di soffiature adatti al nostro lavori etc.
  • È anche importante non farsi distrarre o interrompere, qui lo spazio di lavoro è fondamentale. Se ad esempio lavoriamo in casa alla presenza di famigliari è importante definire le modalità con cui possono interagire con noi.
  • Lavorando da soli è importante tenere traccia del nostro operato per non perderci nulla soprattutto la cose impostanti come date di scadenza o appuntamenti.
  • Essere obbiettivi con il tempo a disposizione, non vorremmo passare tutta la giornata al telefono o in video-chiamate etc.
  • Se lavoriamo in team e buona norma rimanere in contatto e scambiarsi quante più informazioni possibile, in pratica socializzare col gruppo per rafforzare i rapporti e rendere più piacevole il lavoro.

I dati dell’Osservatorio Smart Working del Polimi

I dati dell’Osservatorio Smart Working del Polimi

Non si può parlare di Smart Working se non si capisce meglio il contesto. Secondo l’Osservatorio Smart Working 2019, in Italia oggi ci sono 570mila smart worker (20% in più al 2018). Continua quindi il trend di crescita registrato negli anni passati. Secondo i dati 2019, il 76% degli smart worker è soddisfatto del proprio lavoro, contro il 55% degli altri dipendenti. Uno su tre è pienamente coinvolto nella realtà in cui opera, rispetto al 21% di chi lavora in modalità tradizionale. Inoltre, secondo le organizzazioni coinvolte nella ricerca, i principali benefici che scaturiscono dall’adozione dello Smart Working sono il miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e privata (46%) e la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti (35%). È interessante notare che ancora la gestione degli smart worker presenta secondo i manager anche alcune criticità, in particolare le difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei responsabili), nell’utilizzare le tecnologie (32%) e nel pianificare le attività (26%); tuttavia è confortante che il 46% dei manager abbia dichiarato di non aver riscontrato alcuna criticità. La ricerca ha poi interrogato anche gli smart worker, che invece hanno indicato come prima difficoltà la percezione di isolamento (35%), seguita dalle distrazioni esterne (21%), dai problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%) e dalla barriera tecnologica (11%).

Per capire come sta evolvendo il fenomeno è utile confrontare i dati 2019 rispetto a quanto riscontrato dall’Osservatorio Smart Working nel 2018. Innanzitutto, era stata stimata una presenza di circa 480mila smart worker, con un aumento del 20% rispetto al 2017, e un’incidenza del 12,6% del totale degli occupati che, in base alla tipologia di attività di lavoro che svolgono, potrebbero fare Smart Working. Il trend di crescita del 2018 era lo specchio della crescente consapevolezza che le aziende stavano acquisendo, alla luce dei benefici che lo smartworking apporta alle aziende che lo implementano (l’Osservatorio stima un 15% di crescita della produttività), ai lavoratori (miglior equilibrio vita privata-lavoro) e alla collettività, in termini di minore inquinamento dell’aria in virtù della riduzione degli spostamenti. Per quanto riguardava le PMI, l’Osservatorio aveva rilevato una percentuale di progetti strutturati di Smart Working stabile all’8%: si trattava di iniziative basate su almeno due delle leve di progettazione dello Smart Working, ovvero flessibilità di luogo, di orario, ripensamento degli spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto. Era emersa, poi, la presenza di un altro 16% che, pur non avendo iniziative strutturate, di fatto aveva implementato informalmente concetti di Smart Working.

Perché lo Smart Working conviene alle imprese e non solo

Perché lo Smart Working conviene alle imprese (e non solo)

Lo smartworking, in estrema sintesi, è una nuova dimensione del lavoro che – sfruttando la Mobility, la Unified Communication & Collaboration e il social computing – da un lato favorisce la produttività individuale e la continuità operativa dell’utente (e quindi del business), e, dall’altro, permette una significativa flessibilità rispetto al posto di lavoro. La chiave di volta? Cambiare i concetti di fruizione del tempo e dello spazio per favorire nuovi modelli di lavoro più efficaci ed efficienti.

Come si è accennato in precedenza, una della principali caratteristiche dello Smart Working è il forte cambiamento culturale. Secondo Madini: «Lo Smart Working presuppone un profondo cambiamento organizzativo e culturale necessario per superare modelli di organizzazione del lavoro tradizionali. Restituire alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie attività lavorative significa creare organizzazioni più flessibili, introdurre approcci di empowerment, delega e responsabilizzazione delle persone sui risultati, favorire la crescita dei talenti e l’innovazione diffusa».

Le persone sono oggi pronte al cambiamento, complice anche la diffusione dello smartphone che consente di comunicare, lavorare, rimanere connessi in mobilità. Il livello di disponibilità all’interazione digitale ha innescato una nuova curva di apprendimento spontanea delle persone, che oggi arrivano in azienda con un livello di preparazione e disponibilità all’innovazione un tempo inimmaginabili.

Entrando più in dettaglio, l’adozione di un modello “maturo” di Smart Working può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore, secondo le più recenti rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Volendo proiettare l’impatto a livello di Sistema Paese, considerando che il lavoratori che potrebbero fare Smart Working sono almeno 5 milioni (circa il 22% del totale degli occupati) e che gli Smart Worker ad oggi sono 305mila, l’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro, ipotizzando che la pervasività dello Smart Working possa arrivare al 70% dei lavoratori potenziali.

Ma i benefici non sono solo per le imprese: per i lavoratori, anche una sola giornata a settimana di remote working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti e per l’ambiente, invece, determina una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno, considerando che in media le persone percorrono circa 40 chilometri per recarsi al lavoro e ipotizzando che facciano un giorno a casa di lavoro da remoto.

Lavoro da remoto: ecco come impostare velocemente una strategia a distanza

Lavoro da remoto: ecco come impostare velocemente una strategia a distanza

Da un po’ di tempo, complice anche la pandemia di Coronavirus (COVID-19) e il lockdown previsto dal Governo per ridurre il rischio di contagio, molte aziende hanno dovuto in poco tempo attivare tutte le leve necessarie per permettere alle persone di lavorare da casa. Il problema è che il remote working non si può improvvisare, diventare un’azienda “full remote” richiede tempo: ecco perché oggi che invece sono richieste risposte veloci, economiche e stabili, è fondamentale aver ben presenti alcuni capisaldi per non trovarsi nella condizione di sperimentare solo i lati peggiori del lavoro a distanza. Nel farlo è importante pensare di mettersi sia nei panni dell’azienda che decide di adottare l’approccio “full remote” (anche solo in alcuni uffici o paesi, per alcune settimane o più, ndr), sia nei panni degli individui, come suggerisce un articolo uscito qualche giorno fa.

Lo Smart Working regolato per legge in Italia

Lo Smart Working regolato per legge in Italia

Anche le istituzioni sono ormai consapevoli dell’importanza che ha oggi dare la possibilità ai dipendenti di lavorare in modo flessibile rispetto al luogo e all’orario attraverso l’uso delle tecnologie digitali, proprio in virtù degli effetti positivi riscontrati in termine di qualità di lavoro in smart working e di work-life balance. Lo testimonia l’entrata in vigore, nel giugno 2017, della legge 81/2017, il Jobs Act sul lavoro autonomo recante «Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato», che disciplina il lavoro agile in Italia.

Su tutto questo, nel nostro Paese, si è innestato anche un importante cambiamento di tipo legislativo: il 10 maggio 2017, il Senato della Repubblica ha infatti approvato in via definitiva il testo del Disegno di legge AC. N. 2233B che disciplina  lo Smart Working, definito, “l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. È vero, il legislatore ha affrontato il tema dello Smart Working dal punto di vista dei luoghi e degli spazi deputati allo svolgimento delle proprie mansioni, ma non vi è dubbio che anche in ragione del nuovo quadro normativo si stanno aprendo nuove prospettive in termini di gestione dei dipendenti e dei flussi di lavoro, delle comunicazioni e delle filiere.

Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, a un anno dall’entrata in vigore della legge sul Lavoro Agile, nella PA, tra chi ha avviato progetti strutturati di Smart Working, ben il 60% lo ha fatto su stimolo della normativa, mentre solo il 23% degli enti pubblici aveva già pianificato di introdurre il Lavoro Agile prima dell’evoluzione della normativa e il 17% lo aveva introdotto prima dell’entrata in vigore. Tra le imprese invece la situazione è ben diversa: appena il 17% di chi fa Smart Working ritiene la normativa uno stimolo, mentre l’82% delle grandi imprese e il 76% delle PMI lo aveva già introdotto o pensato di farlo prima ancora della legge.

Tra le grandi imprese solo il 6% trova positivo l’impatto della legge, il 49% lo ritiene nullo e il 45% addirittura negativo, principalmente per la complicazione dei processi di trasmissione delle comunicazioni e l’adeguamento degli accordi individuali e delle policy. Più divisa sul tema la PA: per il 27% l’impatto è positivo, per il 43% nullo e per il 30% negativo.

Con la legge di Bilancio 2019, n. 145 del 30 dicembre 2018, è stato modificato l’articolo 18 del c.d. Jobs Act, inserendo il comma 3-bis secondo cui il datore di lavoro che stipula accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile, deve dare priorità alle richieste di Smart Working formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo obbligatorio di maternità e a quelle dei lavoratori con figli in condizioni di disabilità. In tal modo opera un vincolo al potere datoriale non solo nell’ambito della stipula del singolo accordo di lavoro agile ma, più in generale, a livello del potere/diritto di organizzazione di impresa e della gestione del personale.

Smart Working: immaginare scenari e applicazioni ibride

Smart Working: immaginare scenari e applicazioni ibride

Il 4 maggio inizierà la Fase 2 e quasi 8 milioni di lavoratori attendono di rientrare a lavoro. Tuttavia non si tornerà a lavorare come un tempo. Si drovrà convivere ancora per parecchi mesi con il virus. In questo scenario in cui si prediligerà il distanziamento sociale per ridurre il rischio di diffusione del Coronavirus, lo Smart Working continuerà ad essere comunque la modalità più diffusa di lavorare, potenziato e reso ancora più efficace. Infatti, il DPCM del 26 aprile appena pubblicato dal governo raccomanda “il massimo utilizzo di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

D’altronde lo Smart Working sembrerebbe essere al centro della strategia della task force guidata da Vittorio Colao (si tratta del team di esperti che affianca il comitato scientifico e il Governo nella gestione della emergenza Coronavirus, ndr.) diventando così il perno di questa fase successiva, rendendolo addirittura obbligatorio per alcune aziende.

In particolare a dover pensare a delle misure ad hoc sono le grandi aziende, in cui ogni giorno transita un numero cospicuo di dipendenti: è infatti necessario individuare il numero massimo di dipendenti che possono accedere contemporaneamente alla sede, valutando la possibilità di mantenere le distanze di sicurezza in funzione degli spazi a disposizione e gli ingressi scaglionati. Va da sé che la restante parte dei lavoratori lavorerà in Smart Working.

Per la Fase 2 sono previste però delle importanti novità che per esempio riguardano il diritto alla disconnessione, come ha sottolineato la ministra Fabiana Dadone lo scorso martedì 28 aprile in audizione alla Camera. Il diritto alla disconnessione era già stato stabilito dalla legge 81/2017 che norma il lavoro agile.

Smart Working: una misura da adottare in casi di emergenza, come il Coronavirus

Smart Working: una misura da adottare in casi di emergenza, come il Coronavirus

 

Dal 21 febbraio il Coronavirus ha varcato i confini del nostro paese e lo Smart Working nelle aree colpite dall’epidemia (Lombardia e Veneto) è diventata la misura adottata da moltissime realtà italiane per cercare di ridurre al minimo le possibilità di contagio con responsabilità sociale, pur portando avanti le proprie attività.

Come ha sottolineato Mariano CorsoResponsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, «lSmart Working non può essere la soluzione per “bloccare” l’epidemia ma, con l’impegno di tutti, può rappresentare una misura per ridurre rischi, attenuare disagi e contenere gli enormi danni economici e sociali che questa emergenza rischia di causare. lavoratori, e soprattutto coloro che sono già Smart Workers, devono restituire il credito di fiducia dimostrando autonomia, impegno e senso di responsabilità».

Dopo il maxi esperimento di Smart Working della Cina, adesso anche in Italia per arginare il dilagare del Corononavirus si ricorre quindi al lavoro agile, che grazie a un decreto attuativo approvato d’urgenza applicabile da subito, anche senza un accordo preventivo con i dipendenti (così come richiede invece la Legge sul lavoro Agile del 2017). In particolare, il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6 – recante le misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da SARS-CoV-2 (è questa la sigla ufficiale che indica il Coronavirus, ndr) che causa la malattia COVID-19 – ha previsto “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.  Come si legge sul testo pubblicato in Gazzetta ufficiale, la decisione è stata presa dalla Presidenza del Consiglio “ritenuta la straordinaria  necessità e urgenza di emanare disposizioni per contrastare l’emergenza epidemiologica da Covid-19, adottando misure di contrasto e contenimento  alla  diffusione  del predetto virus”.

Un numero sempre crescente di aziende ha via via chiesto ai loro dipendenti di limitare le trasferte di lavoro e lavorare in Smart Working, utilizzando gli strumenti di collaboration a loro disposizione (tra le prime A2A, Ibm, Intesa San Paolo, Pirelli, Salini Impregilo, PwC, KPMG, Luxottica, Enel, Eni, Saipem, Snam, Vodafone). Oggi, a seguito delle successive disposizioni attuative del Governo varate per contenere e gestire l’emergenza epidemiologica da COVID-19, ormai quasi tutte le realtà italiane hanno adottato forme di Smart Working. In particolare il DPCM dell’8 marzo recita all’articolo 2, comma 1, lettera r:  “la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, puo’ essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro”.

Infine, il DPCM dell’11 marzo raccomanda che “in ordine alle attività produttive e alle attività professionali sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

Come rileva l’indagine “Infojobs Smart Working 2020” – realizzata a marzo 2020 su un campione di 189 aziende e 1149 candidati – il 72% delle aziende ha messo a disposizione in tempi brevi mezzi e strumenti per permettere ai collaboratori di proseguire il lavoro da remoto, inoltre per poco più della metà delle aziende che hanno che hanno attivato lo Smart Working (56%) questo è stato il primo test in assoluto. Il 64,5% delle aziende ha dichiarato che i dipendenti hanno apprezzato questa decisione, che non ha avuto contraccolpi sulla produttività (39%), o ne ha avuti ma in maniera limitata (25,5%). Guardando alle criticità riscontrate, innanzitutto spiccano i problemi di tipo organizzativo (44%) per mancanza di supervisione e controllo sul lavoro del personale, e di tipo relazionale (42%), a mancare è il confronto quotidiano e il lavorare fianco a fianco. La tecnologia è stata indicata, invece, solo dal 14% delle aziende, ovvero da quelle che hanno risposto all’emergenza ma non erano preparate a gestirla a livello di strumenti e competenze interne.

Guardando ai lavoratori, il 79% ha dichiarato di averlo adottato per la prima volta, mentre per il 14,5% sono solo cambiate le modalità di fruizione e per il 6,5% non c’è stato alcun cambiamento rispetto a prima.

Il 38% del campione intervistato si è dichiarato fortunato di poter evitare gli spostamenti in questo momento, mentre il 27% sta apprezzando il fatto di avere a disposizione un ufficio “virtuale” dove è possibile continuare a lavorare come prima. Solo il 7% ha detto di essere meno produttivo (in questo caso la principale causa sono gli impegni familiari da gestire in contemporanea): nel caso di donne con figli a casa la percentuale sale al 33%.

Anche in ambito PA, il Governo ha emanato un decreto legge (n.6 del 23 febbraio 2020) che incentiva e agevola l’accesso allo Smart Working. La cosiddetta Direttiva Dadone (che prende il nome della ministra della Funzione pubblica, Fabiana Dadone, ndr.) stabiliva, infatti, che il Lavoro Agile era “applicabile in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”. Oggetto del decreto una spinta sul Lavoro Agile in favore del personale complessivamente inteso e sul lavoro flessibile con un occhio di riguardo per i dipendenti delle PA affetti da patologie pregresse, che usano i trasporti pubblici o che hanno carichi familiari ulteriori connessi alle eventuali chiusure di asili e scuole dell’infanzia. “Stiamo mettendo in atto tutte le misure che servono a bilanciare l’imprescindibile esigenza di proteggere la salute e garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro con la necessità di mandare avanti la complessa macchina dello Stato e di assicurare i servizi essenziali”, ha detto la ministra della Funzione Pubblica, Fabiana Dadone. Misure quelle della Direttiva Dadone che oggi, con il Decreto Cura-Italia, varato dal governo, vengono rafforzate: il lavoro agile diventa la regola nella PA per tutta la durata dell’emergenza. “Lo avevamo scritto su direttive e circolari, ma per rafforzare il vincolo nei confronti delle amministrazioni, come promesso, lo abbiamo messo anche nel decreto – ha sottolineato la ministra su Facebook –. Fino alla fine dell’emergenza Coronavirus, lo Smart Working, cui si può far ricorso in modo semplificato e persino con strumenti del dipendente, è la forma ordinaria di svolgimento della prestazione nelle PA. In ufficio le presenze vanno limitate esclusivamente alle attività indifferibili e che non si possono svolgere da remoto”.

In questo scenario, numerose aziende hanno messo a disposizione soluzioni e servizi per aiutare le organizzazioni a introdurre lo Smart Working e vivere questo particolare frangente come un’opportunità per sperimentare nuovi metodi di lavoro, nuovi strumenti e canali digitali, pur nella sua criticità e complessità. È quanto ad esempio è accaduto con “Solidarietà Digitale“, l’iniziativa lanciata dal Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione in collaborazione con Agid, e con lo “Smart Working Emergency Kit” progettato da Digital360 con l’obiettivo di supportare velocemente le organizzazioni nell’adozione corretta del lavoro agile, dal punto di vista giuslavoristico, organizzativo e tecnologico, con percorsi formativi ad hoc per aiutare le persone a migliorare le modalità di lavoro a distanza. Il kit prevede infatti: una survey per fare il check-up sui processi, le modalità di lavoro e l’interazione tra le persone; un supporto consulenziale online per le direzioni HR e i comitati di crisi multidisciplinare (si va dai processi al change management, dai temi giuslavoristici a quelli di security); un percorso online con 26 video multidisciplinari (ad esempio si parla della leadership smart, dei comportamenti smart e delle attenzioni da avere sul tema Coronavirus); dei webinar interattivi.

Ma non finisce qui, perché, per esempio, per agevolare le imprese lombarde nell’adottare il Lavoro Agile, Regione Lombardia ha indetto un bando che stanzia 4,5 milioni di euro per la promozione dei piani di Smart Working. Si tratta di finanziamenti a fondo perduto. Possono fare domanda le imprese regolarmente iscritte alla Camera di Commercio di competenza, oppure i soggetti, in forma singola o associata, in possesso di partita IVA, con unità produttive /operative in Lombardia e un numero di dipendenti almeno pari a 3, non ancora in possesso di un piano di Smart Working regolamentato o del relativo accordo aziendale.

Come funziona lo Smart Working: le leve di progettazione

 Come funziona lo Smart Working: le leve di progettazione

Un progetto di Smart Working è quindi un processo di cambiamento complesso che richiede di agire contemporaneamente su più leve e che deve partire da un’attenta considerazione degli obiettivi, delle priorità e delle peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.

Inteso come nuovo modo di lavorare che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale, è quindi anche il risultato di un sapiente uso dell’innovazione digitale a supporto di approcci strategici che puntano sull’integrazione e sulla collaborazione tra le persone, in particolare, e tra le organizzazioni, in generale. In tutto questo la tecnologia gioca un ruolo chiave, perché quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.

Bisogna comunque sempre tener presente che adottare lo Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie, lo Smart Working non è il telelavoro: è anche, e soprattutto, un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership e dell’organizzazione, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione di spazi. Nell’ottica smart, il concetto di ufficio diventa ‘aperto’, il vero spazio lavorativo è quello che favorisce la creatività delle persone, genera relazioni che oltrepassano i confini aziendali, stimola nuove idee e quindi nuovo business.

«Per poter dare concretezza ai principi organizzativi dello Smart Working, occorre creare iniziative congiunte e coerenti afferenti a quattro leve di progettazione che hanno interlocutori aziendali diversi. Le iniziative più mature di Smart Working richiedono di agire su tutte e quattro le leve, tuttavia la priorità con cui vengono attivate dipende dalle esigenze e dalle motivazioni che portano le organizzazioni a intraprendere il percorso verso lo Smart Working», sottolinea Madini.

Secondo il modello proposto da P4I, una delle leve è quella legata alle policy organizzative, ovvero le regole e linee guida relative alla flessibilità di orario (inizio, fine e durata complessiva), di luogo di lavoro e alla possibilità di scegliere e personalizzare i propri strumenti di lavoro. Poi ci sono le tecnologie digitali che, in funzione della loro qualità e diffusione, possono ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, abilitare e supportare nuovi modi di lavorare, facilitare la comunicazione, la collaborazione e la creazione di network di relazioni professionali tra colleghi e con figure esterne all’organizzazione. Anche il layout fisico degli spazi di lavoro, inteso come configurazione degli spazi, ha un impatto significativo sulle modalità di lavoro delle persone e può condizionarne l’efficienza, l’efficacia e il benessere delle persone nel contesto lavorativo: la progettazione degli ambienti è fondamentale per garantire alle persone di lavorare in un luogo che soddisfi le loro necessità professionali, perché lo Smart Working non è praticabile solo fuori dall’ufficio (con Copernico abbiamo trattato questo argomento nell’ebook “Smart Working: 4 aziende a cui ispirarsi“). Infine, come già accennato, ci sono i comportamenti e gli stili di leadership, legati sia alla cultura dei lavoratori e al loro modo di “vivere” il lavoro, sia all’approccio da parte dei capi all’esercizio dell’autorità e del controllo. Se da un lato infatti il “sottoposto” deve prendere responsabilità, dall’altro per i capi diventa prioritario il tema della gestione dell’ansia (in particolare l’ansia da prestazione) e capire come misurare le performance dello staff.

Cos’è lo Smart Working

Cos’è lo Smart Working

Ma che cosa è lo Smart Working? Se in italiano il significato di Smart Woking è “lavoro intelligente”, l’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce”una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Come sottolinea Emanuele Madini, Associate Partner di P4I-Partners4Innovation ed esperto di Smart Working ed HR Transformation, «lo Smart Working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità».

 
 

Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, «lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».

Lo Smart Working non è però una semplice iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per le persone: si innesca in un percorso di profondo cambiamento culturale e richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali, per cui si deve prevedere una roadmap dettagliata fase per fase. Bisogna sempre ricordare, infatti, che è un progetto intrinsecamente multidisciplinare, che presuppone una governance integrata tra gli attori coinvolti.